FAQ für HR: Fragen rund um das Hochladen und Verändern von Arbeitnehmer*innen Daten

1. Wie erhalte ich Zugang zum Firmenportal?

Zum Start der Aktion werden Sie von Ihrer Ansprechperson nach einer E-mailadresse gefragt, welche Sie für den Zugang des Firmenportals (“SpaceMachine”) nutzen wollen. Mit dieser E-Mailadresse können Sie sich dann unter dem Link einloggen:

https://spacemachine-admin.yas.life/admin/auth/login 

Beim erstmaligen Login entspricht Ihr Passwort dem Benutzernamen. z.B. 

Email: firstname.lastname@yas.life

Passwort: firstname.lastname

Bitte ändern Sie Ihr Passwort direkt nach erstmaligen Login ab.  

2. Wie ändere ich mein Passwort zum Firmenportal?

Um Ihr Passwort zu ändern, klicken Sie auf Ihren Benutzernamen in der linken oberen Ecke und wählen “Settings” aus. Geben Sie Ihr neues Passwort dann in den Feldern “Password” und “Password confirmation”.

3. Was ist, wenn ich mein Passwort vergessen habe?

Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie dieses über die Eingabemaske der Logindaten unter “Forgot your password?” zurücksetzen. Sie erhalten dann eine E-Mail zur Bestätigung und mit Link für die Passwortzurücksetzung.

Anlegen der CSV-Datei / Upload der Userdaten

Vorweg: Bitte legen Sie die CSV-Datei immer nach dem Ihnen zugesandten Beispiel an. Leere Zellen bedeuten, dass dies nicht zutrifft. Wird z.B. kein Enddatum gesetzt, ist der Tarif fortlaufend. Wird keine Budget-Art angegeben, wird dieses Budget nicht zugewiesen, etc.. 

Ein Beispiel der CSV-Datei erhalten Sie über das Firmenportal “SpaceMachine” im Bereich “Campaigns” -> “Edit” unter “Sample Users File”. 

1. Ich bekomme nach dem Hochladen eine Fehlermeldung. Was mache ich falsch?

Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, bekommen Sie im gleichen Zuge die Möglichkeit eine CSV-Datei mit Fehlerbeschreibungen herunterzuladen. Dort wird Ihnen jeder Fehler angezeigt. Z.B. fehlende Daten, Budgethöhen oder ungültige Eingaben. Sollten Sie sich unsicher sein, wenden Sie sich mit der Fehlerdatei an Ihre Ansprechperson.

2. Woher weiß ich, welches Format meine Eingabe in die CSV-Datei haben soll?

Bitte werfen Sie einen Blick auf die Ihnen zugesandte oder heruntergeladene Ausfüllhilfe. Hier werden alle Eingabemöglichkeiten erläutert. 

z.B. die Schreibweise der für Sie zutreffenden Budgets, Pflichtdaten pro Tarif etc..
 

3. Eine Person nutzt Benefits außerhalb der App, wie mache ich dies kenntlich? (Beispiel Fahrradleasing, externe Benefits)

Ihnen als Arbeitgeber steht es offen, den Mitarbeitenden ein Lifestylebudget zuzuweisen. Wenn eine Person außerhalb der Apps Benefit nutzt, können Sie das Budget selbstständig reduzieren, z.B. statt Lifestyle.Premium 600 nur Lifestyle.Premium 300 zuzuteilen. Wenn Sie kein Lifestylebudget eintragen, erhält die Person  automatisch das Lifestyle.Active Budget zugewiesen. Hierbei hat die Person kein Start-Budget, kann jedoch durch Aktivität ein Zusatzbudget von bis zu 60€ pro Kalenderjahr freischalten. Bei Fragen zur Budgetbezeichnung, wenden Sie sich bitte an Ihre Ansprechperson.

Nachträgliche Änderungen & Ergänzungen

1. Ich habe einer Person aus Versehen das falsche Lifestyle / Health Budget zugewiesen. Was kann ich tun?

Haben sie den Zugang zur App bereits kommuniziert, ist es wichtig, dass Sie der Person mitteilen, dass es hier zu einem Fehler kam und Sie die Person darauf hinweisen, dass keine Benefit-Einlösungen getätigt werden sollen. 

Wenden Sie sich dann mit der E-Mailadresse des Users und den Änderungen an uns. Wir prüfen, ob schon Einlösungen getätigt wurden und schreiben das Budget schnellstmöglich um.

2. Wie kann ich nachträglich noch eine mitarbeitende Person anlegen?

Füllen Sie eine (neue) CSV-Datei aus und füllen Sie alle notwendigen Informationen aus. Laden Sie diese CSV-Datei dann unter “Campaigns” -> “Edit” -> “Import Company User” hoch. 

3. Eine mitarbeitende Person scheidet aus dem Unternehmen aus. Wie und wann kann ich den Zugang beschränken / einstellen. 

Öffnen Sie im Firmenportal unter “Users” das Profil des Users, indem Sie auf die drei Punkte und dann “Edit” klicken. Im Tagb “Budgets” finden Sie dann die aktiven Budgetpläne. Setzen Sie unter “End Date” das gewünschte Enddatum.  Mit Ablauf des eingetragenen Datums hat die Person keinen Zugang mehr zum entsprechenden Budget. Sollte es kein aktives Budget mehr geben, wird die betroffene Person mit Ablauf des eingetragenen Datums aus der App ausgeloggt und der Account gesperrt. 

4. Für das kommende Jahr wollen wir allen unseren Mitarbeitenden ein anderes Budget anbieten, was muss ich tun? 

Bitte nehmen Sie Kontakt mit Ihrer Ansprechperson oder unter service@yas.life auf. Wir werden dann gemeinsam die Änderungen besprechen und für Sie einplanen.

5. Was passiert nach Ablauf des Kalenderjahres mit den Budgets?

Mit Beginn des neuen Kalenderjahres werden die Budgets und Punktekonten zurückgesetzt. D.h. die Mitarbeitenden haben bei jährlichen Tarifen wie z.B. Lifestyle.Premium oder FEELfree und FEELfree:up Tarifen  i.d.R. den gesamten Betrag ab 1. Januar erneut zur Verfügung inklusive der Chance erneut das Extrabudget durch Aktivität freizuschalten.
Haben Sie für die Mitarbeitenden kein Enddatum gesetzt, behält jede Person den bestehenden Tarif für ein weiteres Jahr. Möchten Sie die Budgethöhen zum Jahreswechsel anpassen, wenden Sie sich bitte an uns. 

6. Es haben sich Stammdaten einer Person verändert. Wie übermittel ich diese an YAS.life?

Öffnen Sie im Firmenportal unter “Users” das Profil des Users, indem Sie auf die drei Punkte und dann “Edit” klicken. Im Tagb “Basic Data” können Sie die Stammdaten der Person ändern. Mit Klick auf den Button “Submit” werden die Änderungen gespeichert.

7. Kann ich die Budgetart für einzelne Mitarbeitende unterjährig ändern?

Ganz allgemein: Es gibt einen Unterschied in der Umsetzung, wenn es sich um einen neuen Plan oder um ein Upgrade und Downgrade handelt. 

Definitionen

• Ein neuer Plan kann jederzeit während des Jahres eingerichtet werden. Dies kann Änderungen beinhalten, die höhere und niedrigere Pläne und Änderungen in der Häufigkeit (monatlich bis jährlich usw.) ermöglichen. Ein neuer Plan bedeutet: 
• Es werden keine Punkte, kein zusätzliches Budget und kein Anfangsbudget übertragen. 
• Der Höchstbetrag, den ein Nutzer einlösen kann, hängt vom Plan und den einzelnen Einlösungen ab. 
• Beispiel Wechsel zu höherem Budget: Ein Nutzer mit Lifestyle-300 bekommt innerhalb des Jahres zum 01.03. aufgrund einer Beförderung einen neuen Tarif (Lifestyle-600). Der Nutzer hätte bis zum 28.02. 300 € einlösen können und erhält weitere 500 € (600/12 Monate * 10 Monate). Er hat also insgesamt 800 € für dieses Kalenderjahr. Das Unternehmen muss sich dessen bewusst sein, wenn es innerhalb des Jahres einen neuen Tarif einrichten will!
• Beispiel Wechsel zu einem niedrigeren Budget: Ein Nutzer mit Lifestyle.Premium 600 reduziert seine Arbeitszeit und soll ab 01.04. nur noch Lifestyle.Premium 300 erhalten. Lifestyle.Premium 600 kann zum 31.03. beendet werden. Im neuen Tarif wären dann 225€ (25€ x 9 Monate) für das restliche Jahr verfügbar. Hat die Person bereits bis März 600€ eingelöst, beträgt das Gesamtbudget für dieses Kalenderjahr 600€ + 225€= 825€. 
•  Ein Upgrade oder Downgrade ist etwas anderes als ein neuer Tarif.
• Die im Laufe des Jahres gesammelten Punkte und das zusätzliche Budget werden auf den höheren Tarif übertragen.

7.1 Anlegen eines neuen Budgetplans

Wenn Sie einen neuen Budgetplan für eine Person anlegen wollen gehen Sie wie folgt vor: 

1. Setzen Sie ein Enddatum für den bestehenden Budgetplan. Hierfür öffnen Sie die Details des Users unter “Users” -> “Edit” -> “Budget Plans” und setzen das Enddatum für den bestehenden Plan zum gewünschten Datum. 
2. Klicken Sie auf den Button “Add” links oben und wählen Sie den gewünschten neuen Plan aus und das gewünschte Startdatum. Wenn die Pläne direkt hintereinander starten sollen, wählen Sie aufeinanderfolgende Tage aus. Wenn Sie sich bei der Budgetbenennung unsicher sind, wenden Sie sich bitte an Ihre Ansprechperson. 
3. Klicken Sie auf “Submit” um die Eingabe zu speichern. 

Der User wird mit Beginn des Startdatums des neuen Plans die Änderungen in der App sehen. 

7.2 Upgrade und Downgrade für Lifestyle Budgets

Für Upgrades und Downgrades (Lifestyle) gelten folgende Regeln:

• Während des Jahres ist kein Downgrade möglich. Ein Downgrade erfolgt mit einem „neuen Plan“ (Abschnitt 7.1), der am 1. Januar des nächsten Jahres beginnt. Wenn das Kalenderjahr abgeschlossen ist, werden Verlauf und Budget entsprechend angezeigt. 
• Für Upgrades während des Jahres gelten die folgenden Regeln: 
• Sie können nur Lifestyle.Active auf Lifestyle Premium 600, 900, 1200 oder 1500 upgraden.
• Die Änderung wird mit Umstellung im System wirksam.

7.3 Upgrade und Downgrade für das Gesundheitsbudget

Während des Jahres ist kein Upgrade oder Downgrade möglich. Da wir das aktuelle Budget nicht live berechnen, ist es einfach, einen neuen Plan zu erstellen und den aktuellen zu beenden (Siehe Abschnitt 7.1).

Rechnungsstellung & Reportings

1. Wie und wo erhalte ich meine monatliche Abrechnung?

Ihre Abrechnung erhalten Sie monatlich rückwirkend an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Diese beinhaltet die Rechnung sowie das Rechnungsreporting, das die Benefitneinlösungen pro Person beinhaltet.

2. Ich benötige eine Aufstellung für das Steuerbüro, kann ich dafür eine spezielle Datei erhalten?

Bisher können wir Ihnen Schnittstellen zu Datev LODAS und Loga3 anbieten. Bitte wenden Sie sich dafür an Ihre Ansprechperson.